Propuestas SIRE SUNAT
Se desarrollan Aplicativos en Excel que conectan con la plataforma SUNAT por medio de conexiones API, con lo cual descargamos a las hojas Excel las propuestas SIRE de los Registros de Compras Electrónicos (RCE) y Registros de Ventas e Ingresos Electrónicos (RVIE).
Una vez tenemos las propuestas SIRE SUNAT, procedemos a compararlo con la información de la empresa, para analizar diferencias.
Desarrollos de Macros a la medida
Cuando a un usuario le toma regularmente tiempos de media hora o más en realizar procesamiento de información, es cuando el proceso puede ser revisado para sistematizarlo. Se analiza cada uno de los pasos y acciones que realiza manualmente el usuario, y se lleva a códigos de programación VBA.
Hay gestiones administrativas en las empresas, que se envía correspondencia de modo masivo a los clientes. En estos casos utilizamos Excel combinado con Word para crear los archivos de correspondencia en PDF.
El archivo Word se usa como plantilla. En el Excel tenemos una base de datos tabular con la información de los clientes a quienes se le va a enviar la correspondencia.
Mediante un proceso automatizado, la Macro Excel crea llos archivos pdf. La macro Excel puede procesar hasta 500 envios por llote de modo satisfactorio, considerando una plantilla Word de una o dos hojas, a un promedio de generación de 1 a 2 segundos por archivo pdf. El procesamiento de mayor numero de correspondencia por lota y plantillas con mayor número de hojas, también se puede realizar, considerando que los tiempos de generación por cada archivo pdf pueda ser mayor.
Conexiones con bases de datos
Cuando queremos que varios usuarios utilicen una misma información, o cuando estos usuarios desean enviar información a un mismo destinatario, y lo hacen enviándolo en archivos Excel por correo, o cuando vamos a trabajar gran cantidad de información, por decir, 1’000,000 de registros, más o menos, podemos utilizar bases de datos. Estas bases de datos pueden ser Access, SQL Server, MYSQL, Oracle.
En la práctica, las bases de datos Access, al ser parte de las herramientas Microsoft Office, esta funciona bastante bien.
Si queremos compartir información entre varios usuarios, para consolidarla en una sola, el procedimiento con Access funciona también bastante bien.
Cada usuario procesa la información en su archivo Macro Excel, el mismo que se encuentra conectado con la base Access, y mediante un botón, se guarda automáticamente la información en la base Access. Teniendo la información de todos los usuarios en la base Access, mediante consultas SQL, obtenemos los reportes consolidados, de acuerdo con los formatos requeridos.
Así también, cuando requerimos trabajar con gran cantidad de información, por decir 1’000,000, o 500,000 de registros, más o menos, la información la podemos guardar en una base de datos Access, y desde el Excel, mediante conexiones ODBC, nos conectamos a la base Access y obtenemos los reportes que necesitamos.
En estos casos Excel funciona como interfase, con un Panel de Control en el cual tenemos las opciones para: Guardar, Importar, Actualizar y eliminar registros de las bases Access.
Asimismo, cuando tenemos una base de datos MYSQL en la nube, podemos utilizar la Macro Excel, para conectarnos a esta base de datos por medio de conexiones ODBC, así como de DNS, para importar al Excel la información de las tablas, así como también generar consultas para obtener reportes.
Reducción significativa de tiempos usando Macros
Cuando hablamos de Macros, nos referimos a programación Visual Basic Application, que viene a ser el lenguaje de programación nativo del Excel.
Las Macros reducen significativamente los tiempos en el procesamiento de la información. Cuando el usuario normaliza la información con la que trabaja, relaciona entre si dos o mas fuentes de archivos, aplicamos filtros, adicionamos columnas para complementarla con información que no contiene nuestras fuentes y la adecuamos para finalmente obtener nuestro reporte entregable, el tiempo que un usuario experto en Excel puede tomar, suele ser de 1 hora, 2 horas o más.
Con Macros Excel, estos tiempos se reducen a 3 minutos, 2 minutos o menos. Esta es la fortaleza de las Macros, que en el uso del día a día, optimizar su trabajo, permitiéndoles mayor tiempo para el análisis de la información, en vez de dedicarlo a la parte operativa.
